إذا كنت من مستخدمي جداول بيانات Google العاديين ، فمن المحتمل أنك واجهت مشكلة حيث أضفت بطريق الخطأ إدخالات مكررة إلى جدول البيانات. يمكن أن يؤدي هذا الموقف إلى التخلص من مجموعة البيانات التي كنت تعمل بجد لتجميعها. قد لا تعرف أن هذه الحالة قد حدثت ، خاصةً عندما يتعطل جهاز الكمبيوتر الخاص بك أو عندما تصطدم بلوحة التتبع على الكمبيوتر المحمول.
على أي حال ، من السهل جدًا أن تفوت شيئًا عندما يكون هناك قدر هائل من البيانات في جدول البيانات الخاص بك. تتضمن النتائج النموذجية أخطاء حسابية وخلايا مكررة يصعب تحديدها عند البحث عن مصدر المشكلة.
لحسن الحظ ، هناك العديد من الطرق المختلفة المتاحة لتمييز التكرارات داخل جداول البيانات الخاصة بك.
- استخدم ميزة إزالة التكرارات المضمنة.
- استخدم التمييز للعثور على التكرارات.
- انسخ خلايا فريدة وانقلها إلى ورقة جديدة.
- استخدم مكتشفًا مكررًا تابعًا لجهة خارجية.
- أنشئ جدولاً محوريًا يحسب التكرارات على أساس فردي.
تسهل العمليات المذكورة أعلاه العثور على تلك الإدخالات المكررة بحيث يمكنك حذفها أو تجاهلها إذا كانت متطابقة ولكنها ليست مكررة. ها هي خياراتك.
استخدم ميزة إزالة النسخ المكررة في جداول بيانات Google
سواء كنت تحاول البحث عن التكرارات في عمود واحد أو عمودين أو ورقة عمل كاملة ، فإن ميزة إزالة التكرارات تزيل بدقة الخلايا التي تحتوي على نفس البيانات. ومع ذلك، اعلم أنه يزيل جميع التكرارات ، حتى لو لم تكن مرتبطة بنفس البيانات.
- قم بتمييز الأعمدة التي تريد التحقق من وجود بيانات مكررة.
- في القائمة في الجزء العلوي ، حدد البيانات، ثم اختر إزالة التكرارات.
- ستظهر نافذة منبثقة للحوار. حدد المربعات بجوار كل عمود في القائمة التي تريد التحقق منها ، أو يمكنك تحديدها اختر الكل,ثم انقر فوق إزالة التكرارات.
- تعرض "جداول بيانات Google" عدد النسخ التي تم العثور عليها وإزالتها بحيث يمكنك التأكد من أن العملية تعمل على النحو المنشود.
يعد استخدام ميزة "البحث عن التكرارات وإزالتها" المضمنة في جداول بيانات Google هي الطريقة الأكثر مباشرة لإزالة التكرارات ، ولكن في بعض الأحيان ، قد ترغب في مراجعة النسخ قبل إزالتها. هناك طريقة رائعة للقيام بذلك وهي تمييز الألوان.
قم بتمييز التكرارات باستخدام الألوان لسهولة الإزالة
عندما يتعلق الأمر بتحديد الأخطاء في جداول البيانات الخاصة بك ، فإن استخدام النقاط البارزة لتسليط الضوء على أي معلومات غير صحيحة هو طريقة جيدة أخرى للذهاب.
- افتح ملف Google Sheets الخاص بك وحدد العمود أو الأعمدة التي تريد فرزها.
- في شريط القائمة في الأعلى ، حددصيغة.
- في القائمة المنسدلة ، حدد تنسيق مشروط.
- حدد النطاق الذي تريده من القائمة الجديدة التي تظهر.
- تحت قواعد التنسيق، قم بتغيير القسم المنسدل بعنوان تنسيق الخلايا إذا ... ل الصيغة المخصصة هي.
- الصق الصيغة التالية في المربع الموجود أسفل ملف الصيغة المخصصة هي اختيار:
= countif (A: A، A1)> 1.
- تحت أسلوب التنسيق ، حدد ملف رمز لون التعبئة لتمييز المحتوى الخاص بك بخلفية خلية صفراء (أو أي لون من اختيارك).
- انقر فوق فعله لحفظ التغييرات.
سيقوم جدول البيانات الآن بتحديد الخلايا المكررة باللون الذي اخترته ، ويمكنك مسح التحديد بحثًا عن أي تكرارات.
ملحوظة: من الأفضل تمييز خلايا العمود بدءًا من الصف 1 بدلاً من اختيار الخلايا في المنتصف. لا تحب الصيغة استخدام الصف 2 كالعمود الأول. لقد فقد نسختين مكررتين في الحقل المحدد (A2: B9). بمجرد إضافة الصف 1 (A1: B9) ، تم العثور على جميع التكرارات. انظر الصورتين أدناه.
الصورة رقم 1: تُظهر التكرارات المفقودة عند تحديد خلايا الصف 2 كخلايا أولى (A2 و B2):
الصورة رقم 2: تُظهر جميع التكرارات أثناء تحديد خلايا الصف 1 كخلايا أولى (A1 و B1):
تأكد من صحة أي نسخ مكررة موجودة ، لأن بعض النسخ ليست نسخًا على الإطلاق. يمكن أن يكونا نفس الرقم لحسابين مختلفين أو مستخدمين أو موظفين أو أي شيء آخر. بمجرد تأكيد الخلايا المقلدة التي لا تحتاجها ، احذفها. أخيرًا ، يمكنك إغلاق قائمة التنسيق واستعادة اللون القياسي لخلاياك.
انسخ الخلايا الفريدة في أوراق Google لإزالة التكرارات بسهولة
إذا كنت تفضل فرز بياناتك الأولية تلقائيًا ، فمن الأفضل نسخ جميع الخلايا الفريدة بدلاً من تكرار الخلايا. هذه العملية يسلم الفرز والتصفية بشكل أسرع. إذا كنت متأكدًا من صحة معلوماتك وتفضل إزالة التكرارات بدلاً من ذلك ، فجرّب الطريقة أدناه.
- افتح مستند "جداول البيانات" الذي ترغب في فرزه وحدد العمود الذي تريد تحريره. ستسجل هذه العملية نطاق العمود للخطوة التالية.
- بعد تحديد عمود ، انقر فوق عمود فارغ حيث تريد أن تظهر الإدخالات الفريدة. الصق الصيغة التالية في مربع إدخال الصيغة في أعلى المستند:
= فريد ()
- اكتب إحداثيات الخلية للعمود الأصلي داخل الأقواس ، مثل: (
A3: A9).
- نجاح يدخل لنقل بياناتك الجديدة إلى العمود الذي حددته مسبقًا.
بمجرد اكتمال ذلك ، يمكنك إما التحقق من الإدخالات يدويًا أو استيراد بياناتك إلى جدول بيانات العمل الخاص بك.
استخدم وظيفة إضافية تابعة لجهة خارجية للبحث عن التكرارات وإزالتها في جداول البيانات
هناك مكونات إضافية عبر الإنترنت متاحة للاستخدام مع جداول بيانات Google. ستجد الوظائف الإضافية في Google Workspace Marketplace ، بما في ذلك أدوات إزالة الإدخالات المكررة تلقائيًا.
إزالة التكرارات بواسطة Ablebits
تتيح لك الأداة المناسبة المعروفة باسم Remove Duplicates by Ablebits العثور بسرعة على التكرارات عبر ورقة كاملة من المعلومات أو عن طريق البحث حتى عمودين في وقت واحد.
يمكنك نقل وحذف وتمييز النتائج. تتضمن الأداة إعدادين للمعالج: البحث عن التكرارات وحذفها والعثور على خلايا أو صفات فريدة داخل المستند. يعمل هذان الخياران على تسهيل تتبع المعلومات أثناء التنقل.
بشكل عام ، قد يكون استخدام أداة معالج للعثور على معلوماتك أمرًا يستحق العناء على المدى الطويل. هذا البيان مخصص بشكل أساسي للمستخدمين الذين يبحثون باستمرار عن نسخ مكررة في جداول البيانات الخاصة بهم ويفضلون قضاء وقتهم في فعل شيء آخر.
استخدم الجدول المحوري للبحث عن الصفوف المكررة في الأوراق
الجدول المحوري هو أداة ملائمة للبحث عن كثب في البيانات. جدول محوري لا يحذف الخلايا أو الصفوف المكررة تلقائيًا ؛ يوفر تفصيلًا للأعمدة التي تحتوي على نسخ مكررة حتى تتمكن من إلقاء نظرة على بياناتك يدويًا ومعرفة ما تحتاج إلى إزالته ، إذا كان هناك أي شيء.
يعد إنشاء جدول محوري أكثر تعقيدًا من الطرق الأخرى الموضحة في هذه المقالة. يجب عليك إضافة جدول محوري لكل عمود للتأكد من أن النتائج موحدة وتحديد التكرارات بدقة.
ملحوظة: إذا لم يكن لديك أسماء أعمدة في جدول البيانات ، فلن تعمل الجداول المحورية بدقة للعثور على التكرارات. حاول إضافة صف جديد مؤقتًا ، ثم قم بتسمية الأعمدة باستخدام هذا الصف الجديد.
فيما يلي خطوات استخدام الجدول المحوري لتحديد الخلايا أو الصفوف المكررة.
- حدد جميع بيانات الجدول ، ثم انتقل إلى البيانات> الجدول المحوري.
- اضبط نطاق الخلايا إذا لزم الأمر ، ثم اضغط على يخلق.
- يختار يضيف بجوار صفوف. ستختار هذه الخطوة العمود للبحث عن التكرارات. نعم ، لقد قرأت ذلك بشكل صحيح. حدد العمود الذي تريده من القائمة المنسدلة. إذا فقدت محرر الجدول المحوري ، فانقر على خلية مأهولة لإعادتها.
- الآن ، حدد يضيف بجوار قيم واختر نفس العمود على النحو الوارد أعلاه ، ولكن اضبطه للتلخيص بواسطة عدد أو كونتا. يجب أن يكون بالفعل الافتراضي.
- سيحدد الجدول المحوري الجديد التكرارات ، كما هو موضح أدناه.
- اذا أنت تريد عرض عمود مختلف، يمكنك إعادة الخطوات المذكورة أعلاه (للاحتفاظ بنتائجك السابقة) أو إعادة فتح محرر الجدول المحوري ثم تغيير الجدول الحالي.
- سيتغير الجدول المحوري لإظهار التعديلات الجديدة.
كما ذكرنا سابقًا ، فإن طريقة الجدول المحوري أكثر تعقيدًا. ومع ذلك ، فإنه يمنحك تقريرًا محددًا حول مواقع إدخالاتك المكررة ، والتي يمكن أن تكون مفيدة جدًا لإجراء تحليل البيانات. لمزيد من المعلومات حول استخدام الجداول المحورية ، راجع البرنامج التعليمي TechJunkie حول إنشاء الجداول المحورية وتحريرها وتحديثها في جداول بيانات Google.
بشكل عام ، يمكن أن تتسبب خلية مكررة في جداول بيانات Google في حدوث مشكلات في بياناتك إذا لم تكن حريصًا ، خاصة عند محاولة فرز المعلومات المالية في جدول بيانات مفيد.
الأسباب الأكثر شيوعًا للتكرارات هي:
- أضاف العديد من الأشخاص نفس العميل ، والفاتورة ، والفئة ، والعنصر ، وما إلى ذلك.
- تتم إضافة عمليات استيراد البيانات إلى البيانات الموجودة بالفعل مرة ثانية.
- أضافت إجراءات النسخ / اللصق إدخالات مكررة.
لحسن الحظ ، فإن تحديد خلايا البيانات المتماثلة وإزالتها وحذفها أمر سهل بشكل مدهش في جداول بيانات Google ، وهو أمر إيجابي إذا كنت تتعامل باستمرار مع جداول البيانات في سير عملك اليومي. إذا كنت تبحث عن شيء لفرز المحتوى الخاص بك بشكل أفضل ، فيمكنك دائمًا استخدام وظيفة إضافية مثل Remove Duplicates بواسطة Ablebits للتأكد من أن معلوماتك مرتبة ومنظمة بشكل جيد.
تغليف
هل لديك أي خبرة أو نصائح أو أسئلة حول استخدام أي من الطرق المذكورة في هذه المقالة؟ اسمحوا لنا أن نعرف في قسم التعليقات أدناه.
