تعتمد معظم الشركات الحديثة على رسائل البريد الإلكتروني للتواصل. قد يكون فقدان الوصول إلى رسائل البريد الإلكتروني ، أو ما هو أسوأ من حسابات البريد الإلكتروني بأكملها ، أمرًا مدمرًا. يعد الاحتفاظ بنسخة احتياطية من رسائل البريد الإلكتروني في Outlook أحد أفضل الطرق للحصول على بعض راحة البال مع العلم أن رسائل البريد الإلكتروني مخزنة في مواقع متعددة على جهازك ولا يمكن أن تضيع بسهولة.
في هذه المقالة ، سنشرح كيفية عمل نسخة احتياطية من رسائل البريد الإلكتروني في Outlook بعدة طرق مختلفة.
كيفية النسخ الاحتياطي وتصدير جميع رسائل البريد الإلكتروني في Outlook
تتمثل إحدى أسرع الطرق لإجراء نسخ احتياطي لجميع رسائل البريد الإلكتروني في Outlook في استخدام تنسيق ملف .pst المتكامل. يستخدم Microsoft Outlook و Microsoft Exchange ملفات PST حصريًا لتخزين رسائل البريد الإلكتروني ومعلومات الاتصال والعناوين وأحداث التقويم. يمكن استخدام ملف PST الثابت كنسخة احتياطية لرسائل البريد الإلكتروني ومعلومات الاتصال الحالية في Outlook ، وسيتمكن Outlook من الوصول إليه حتى أثناء عدم الاتصال بالإنترنت.
إليك كيفية الاحتفاظ بنسخة احتياطية من رسائلك الإلكترونية في ملف .pst:
- افتح برنامج Outlook الخاص بك ، ثم اضغط على "ملف".
- في القائمة ، حدد "فتح وتصدير".
- انقر فوق الزر "استيراد / تصدير".
- سيعود النظام إلى شاشة Outlook الرئيسية وينبثق معالج الاستيراد / التصدير لإرشادك خلال عملية التصدير.
- في المعالج ، حدد خيار "تصدير إلى ملف" من القائمة ، ثم انقر على "التالي".
- اختر "ملف بيانات Outlook (.pst)" عندما يُطلب منك تحديد نوع الملف ، ثم انقر على "التالي".
- ستتم مطالبتك بعد ذلك بتحديد المجلدات المراد تصديرها. يمكنك تحديد حساب بريدك الإلكتروني لتصدير جميع المجلدات المرتبطة به ، بما في ذلك جهات الاتصال وبيانات التقويم. انقر على "التالي" عندما تكون راضيًا عن اختيارك.
- حدد مسار العنوان الذي تم حفظ ملف النسخة الاحتياطية فيه. تذكر المسار حتى تتمكن من الوصول إليه لاحقًا.
- من الجيد تغيير اسم الملف (الجزء الأخير من المسار). بشكل افتراضي ، يكون "backup.pst".
- إذا كنت تحفظ ملف النسخة الاحتياطية في المسار الافتراضي ، فحدد ما إذا كنت تريد تكرار العناصر.
- (اختياري) يمكنك الرجوع إلى أي من الحوارات السابقة ، ربما لتغيير اختيار المجلد ، باستخدام زر "رجوع".
- اضغط على "إنهاء" لبدء عملية التصدير.
- سيطالبك Outlook بإنشاء كلمة مرور. قد يكون هذا مهمًا لأسباب أمنية ، ولكن لا يتعين عليك إدخال كلمة مرور.
- يمكنك العثور على الملف المستخرج في الموقع الذي حددته لمسار الملف. يمكنك الآن نقل الملف أو نسخه في مكان آخر.
كيفية الوصول إلى رسائل البريد الإلكتروني المصدرة في Outlook
بمجرد تصدير الملفات ، قد تتساءل عن كيفية الوصول إليها لاحقًا. يجعل Outlook من السهل فتح النسخ الاحتياطية واستعادة رسائل البريد الإلكتروني إلى النقطة الزمنية المحفوظة. إليك ما عليك القيام به:
- ابحث عن ملف النسخ الاحتياطي. لاحظ موقعه ومسار الملف.
- افتح برنامج Outlook.
- اضغط على "ملف" ، ثم انقر على "فتح وتصدير".
- في القائمة الموجودة على اليسار ، حدد "فتح ملف بيانات Outlook".
- هذا يفتح مستكشف الملفات. انتقل إلى ملف النسخ الاحتياطي. انقر فوقه ، ثم حدد "فتح".
- سيعيدك النظام إلى شاشة Outlook الرئيسية.
- في قائمة التنقل على اليسار ، قم بالتمرير لأسفل حتى ترى "بيانات Outlook". تحتوي هذه الفئة على العناصر التي تم استردادها من ملف النسخ الاحتياطي.
- تحتفظ الفئة بالتنسيق الأصلي وأنظمة المجلدات.
- يمكنك سحب الرسائل الإلكترونية وإفلاتها لنقلها إلى ملفات أخرى.
الآن يمكنك الوصول إلى رسائل البريد الإلكتروني التي تم نسخها احتياطيًا.
كيفية حفظ بريد إلكتروني واحد في Outlook بسرعة
في بعض الأحيان ، لا تريد متاعب حفظ جميع رسائل البريد الإلكتروني وفتح Outlook مرة أخرى عندما تحتاج فقط إلى رسالة بريد إلكتروني واحدة أو بضع رسائل محددة. لحسن الحظ ، هناك بعض الحلول السريعة لحفظ بريد إلكتروني واحد من Outlook.
الطريقة الأولى - حفظ مباشرة في مجلد
- افتح برنامج Outlook.
- افتح File Explorer وانتقل إلى المكان الذي تريد حفظ البريد الإلكتروني فيه. قد تحتاج إلى وضع كل من Outlook و File Explorer في وضع الإطارات ونقلهما لتسهيل الوصول إليه.
- اسحب البريد الإلكتروني الذي تريد حفظه من Outlook إلى المجلد.
- سيقوم Outlook تلقائيًا بتخزين البريد الإلكتروني بتنسيق "عنصر Outlook".
- انقر نقرًا مزدوجًا فوق البريد الإلكتروني المحفوظ لفتحه في Outlook.
الطريقة الثانية - حفظ بتنسيق TXT أو HTML
- افتح البريد الإلكتروني الذي تريد حفظه في Outlook.
- حدد "ملف" ، ثم حدد "حفظ باسم".
- سوف ينبثق مستكشف الملفات. حدد المسار حيث تريد تخزين البريد الإلكتروني. في الجزء السفلي من مستكشف الملفات ، انقر على السهم بجوار "حفظ بنوع". حدد إما "نص فقط" لحفظه بتنسيق .txt أو "HTML" لحفظ البريد الإلكتروني كملف .html.
- بمجرد الحفظ ، يمكن الوصول إلى البريد الإلكتروني باستخدام محرر النصوص (مثل المفكرة) إذا كان بتنسيق .txt أو متصفحك إذا تم حفظه بتنسيق html.
لا يؤدي حفظ البريد الإلكتروني بهذه الطريقة إلى الاحتفاظ بأي مرفقات ، لذا تأكد من تنزيلها وإعادة تسميتها حسب الضرورة وحفظها بجانب البريد الإلكتروني للوصول إليها لاحقًا.
الطريقة الثالثة - استخدم لقطة الشاشة لحفظ صورة
يمكنك أيضًا استخدام برنامج التقاط الشاشة لحفظ محتويات البريد الإلكتروني كصورة. يمكن أن تكون هذه الطريقة مفيدة للإشارة إلى محتويات البريد الإلكتروني في نماذج الاتصال الأخرى ، حيث يتم تثبيت الصور بسهولة في رسائل البريد الإلكتروني والرسائل الأخرى.
إذا كنت تستخدم Windows ، فإن الإصدارات الأحدث تأتي مع برنامج التقاط الشاشة المثبت مسبقًا ، المسمى Snipping Tool (على الأجهزة القديمة) و Snip & Sketch. بدلاً من ذلك ، يمكنك استخدام زر Print Screen على لوحة المفاتيح ، ثم لصق الصورة في برنامج الرسام.
بالنسبة لأجهزة Mac ، فإن العملية مماثلة. استخدم الاختصار Ctrl + Command + 4 لفتح ميزة التقاط الشاشة المدمجة ، ثم اسحب علامة التحديد المتقاطعة لتغطية منطقة عبر البريد الإلكتروني لحفظها.
بالنسبة إلى Linux ، يمكنك العثور على مجموعة متنوعة من برامج التقاط الشاشة المتاحة للتنزيل ، والتي يمكن استخدامها لحفظ البريد الإلكتروني كصورة. بدلاً من ذلك ، تحتوي النماذج المستندة إلى جنوم على أداة مساعدة لقطة شاشة متكاملة في قائمة التطبيقات> الملحقات. تستجيب بعض إصدارات نظام التشغيل Linux لزر Print Screen على لوحة المفاتيح ، كما هو الحال في أنظمة Windows.
كيف يمكنني تصدير كافة عناوين البريد الإلكتروني في Outlook؟
إذا كنت ترغب في تصدير قائمة جهات الاتصال الخاصة بك (التي تحتوي على عناوين البريد الإلكتروني لجهات الاتصال الخاصة بك بالإضافة إلى معلومات أخرى) ، يمكنك استخدام خطوات مشابهة للطريقة التي يمكنك بها تصدير رسائل البريد الإلكتروني. ومع ذلك ، يمكن تخزين معلومات الاتصال بتنسيق ملف مختلف يكون أكثر سهولة في الاستخدام ويمكن فتحه في Excel للمعالجة والتحرير بسرعة. إليك ما عليك القيام به:
- افتح برنامج Outlook.
- اختر ملف> فتح وتصدير> استيراد / تصدير.
- في معالج الاستيراد / التصدير ، اختر "حفظ كملف".
- اختر "قيم مفصولة بفواصل (.csv)" عندما يُطلب منك تحديد نوع الملف.
- في قائمة اختيار المجلد ، حدد مجلد "جهات الاتصال" ضمن حسابك.
- قم بتأكيد مسار الملف أو قم بتغييره حسب الحاجة. قم بتسمية الملف بالشكل المطلوب.
- اضغط على "إنهاء" لبدء عملية التصدير.
- سيتم إغلاق مربع حوار الاستيراد / التصدير عند اكتمال العملية.
يمكن فتح ملف .csv الذي تم تصديره في Excel. سيعرض جدولًا كبيرًا به معلومات الاتصال. من المحتمل أن يكون لديك الكثير من الخلايا الفارغة ، وهذا أمر طبيعي تمامًا. يمكنك استخدام Excel لتحرير البيانات ، على الرغم من أن وضع محتوى إضافي قد يجعله غير قابل للقراءة في Outlook إذا احتجت إلى استيراد الملف لاحقًا.
يمكنك استخدام هذا الملف على جهاز آخر أو خدمة البريد الإلكتروني لاستيراد معلومات الاتصال.
كيف يمكنني حفظ رسائل بريد إلكتروني متعددة في Outlook على جهاز الكمبيوتر الخاص بي؟
إذا كنت تريد حفظ أكثر من بريد إلكتروني في وقت واحد ، ولكنك لا تحتاج إلى مكتبة البريد الإلكتروني بالكامل ، فهناك طريقة لتحديد بعض رسائل البريد الإلكتروني لحفظها مرة واحدة. إليك ما عليك القيام به:
- افتح برنامج Outlook.
- حدد رسائل البريد الإلكتروني التي تريد حفظها. اضغط باستمرار على Ctrl وانقر فوق رسائل البريد لتحديدها واحدة تلو الأخرى ، أو اضغط مع الاستمرار على Shift لتحديد مجموعة من رسائل البريد الإلكتروني بين النقرة الأولى والثانية.
- انتقل إلى ملف> حفظ باسم.
- في مربع الحوار ، انتقل إلى المجلد الذي تريد حفظ رسائل البريد الإلكتروني فيه ، وقم بتسمية الملف كما تريد ، واختر "Text Only" كتنسيق للحفظ فيه.
- سيقوم Outlook بحفظ جميع رسائل البريد الإلكتروني المحددة في ملف .txt واحد. يمكنك استخدام محرر النصوص للوصول إليهم.
إذا كنت تريد حفظها في ملفات .txt منفصلة ، فسيلزمك حفظ كل بريد إلكتروني على حدة. يمكن لمكونات Outlook الإضافية المتوفرة عبر الإنترنت توسيع هذه الميزة لحفظ رسائل البريد الإلكتروني في تنسيقات ملفات .txt منفصلة أو بديلة.
نظرة جديدة على Outlook
باستخدام ميزة التصدير المتكاملة في Outlook ، يمكنك الاحتفاظ بنسخة احتياطية من رسائل البريد الإلكتروني واستعادتها في حالة فقد الوصول إلى حساب بريدك الإلكتروني ، سواء كان ذلك بسبب فقدان كلمة المرور أو التعرض للاختراق. نظرًا لانتشار الاتصال عبر الإنترنت ، فإن قضاء بضع دقائق من وقتك في نسخ رسائل البريد الإلكتروني احتياطيًا بانتظام يمكن أن يوفر عليك صداع التدافع على الملفات المفقودة.
كم مرة تقوم بتصدير رسائل البريد الإلكتروني في Outlook؟ واسمحوا لنا أن نعرف في قسم التعليقات أدناه.
